在现实生活中，业主、业主委员会和物业公司的关系历来纠葛不断，“上霖东方”小区的诉讼样板给予了我们一些启迪和思考。几乎每个小区都会遇到的类似召开业主大会问题，在实际运行中有一系列的法律规定和一些现实操作难题。
昨日，针对“上霖东方”小区近年来召开业主大会遭遇的各种问题，成都商报记者通过采访逐一梳理，并深入采访四川师范大学法学专家蒋健和物业管理样板小区五丁苑小区业委会负责人罗主任，从法律和现实操作层面破解这些问题，为“上霖东方”小区以及更多的小区处理类似问题提供借鉴。
问题一
启动业主大会、发公告被质疑
“上霖东方”小区第一届业委会于2014年8月9日发出公告，定于2014年8月23日9点召开全体业主大会，对是否同意继续聘用四川欣兴物业公司一事投票表决。据业委会相关工作人员介绍，会前公告期只有14天，因为第15天刚好是周六。欣兴物业公司质疑，业委会的《公告》捏造事实，业委会召开本次业主大会，未经20%的业主提议，也未提前15日通知业主，程序违法。
■开会公告怎么写才不违法？
四川师范大学法学教师蒋健向成都商报记者介绍，开会公告需要严格按照物业管理条例的规定，写明开会时间、地点和议事内容。议事内容可以详细一点，但不能采用具有明显倾向性的言辞，比如关于要不要缴纳物管费事宜，公告不能直接陈述交还是不交，最好陈述为“讨论并决议是否缴纳物管费事宜”。如果业主和业委会法律专业知识欠缺，建议所有对外公开的公告可以先经过法律顾问把关后再公示。
“要想把所有的业主召集起来开大会，在当下非常不现实。”五丁苑业委会罗主任称，往往通过投票决议的方式召开业主大会。开会前，业委会对即将上会讨论的事情形成决议，并将决议进行公示。
■哪些情况下要经过20%业主提议？
据蒋健介绍，按照物业管理条例的规定，业主大会分为定期会议和临时会议，定期会议的议程和时间由业主大会议事规则和业主委员会议事规则确定，临时会议需要经过20%业主提议。蒋健建议，业主大会将讨论议题形成提案，由提议业主签字认可，如果最终的签字超过20%，属于合法提议。
■如何做到提前15天公告合法？
蒋健指出，物业管理条例规定的是“提前15天通知”，这是一个硬性规定，不能有任何出入，不能因周末、节假日而特殊处理。
问题二
通知业主不合法输官司
“上霖东方”小区业委会开会前，通过张贴公告的方式，向居住在本小区的业主进行了通知，随后进行了电话通知和上门投票。对此，提出起诉的业主质疑，业委会没有通知自己所在单元的业主，将部分业主的权益排除在外，侵犯了知情权和投票权。
■不在小区居住的业主怎么通知？
蒋健称，可以通过电话，或者手机短信群发的方式，当然也可以邮寄通知书。五丁苑的罗主任介绍，通过电话通知后，互相预留电子邮件，或者通过短信方式再次确认，同时要安排电话通知的工作人员做好工作记录，详细记录通知时间、地点和内容，以固定证据。
■对入住业主仅发公告通知行不行？
蒋健表示，公告内容必须清楚醒目，尽可能让每一个进出的业主都能看到。“如果公告仍不能全部通知到位，可上门通知。” 五丁苑罗主任介绍，在小区公告栏、电梯口等公共区域公告，并且通过拍照的方式固定证据，以备业主质询。上门通知，预先制定通知花名册，每通知一家，让他们在花名册上签字。
问题三
如何投票、唱票才规范？
“上霖东方”小区提出起诉的业主刘先生和物业公司质疑，称业委会的投票组织工作不严谨，没有邀请街道办、社区工作人员现场监督指导，业委会没有对参与投票人的身份进行核实，其程序不公开透明。
■如何核实业主身份？
通常情况下，业主有身份证、房产证和购房合同，可以凭借这些手续确认。五丁苑罗主任称，会务组在投票前造好花名册，业主在领票时要签字确认，居住在一起的家人可以代为签字，但只能签业主的名字。
■业主能否委托他人投票？
蒋健称，根据物业管理条例的规定，可以委托代理人参加业主大会会议，委托的形式最好是书面方式，以避免不必要的纠纷和说辞。五丁苑罗主任介绍，在操作中，委托的方式可以电话委托、短信委托，业委会做个见证，做好委托电话笔记，或者保留好委托短信。
■业主既不参加也不委托，视为弃权
“业主既不参会，也不委托，可以视为弃权。”蒋健和罗主任均表示，但业主大会的顺利召开需要确保参会人数的比例。业主大会决定筹集和使用专项维修基金和改建、重建建筑物及其附属设施事项时，应当经专有部分占建筑物总面积2/3以上的业主且占总人数2/3以上的业主同意；决定其他事项，应当过半业主同意。
■投票决策是否必须有相关部门在场？
对此蒋健称，根据物业管理条例的规定，不是必须在场，只是要告知相关的居民委员会，但建议最好全程参与，这样可以减少纠纷。
五丁苑小区业委会罗主任称，他们每次召开业主大会前都要成立会务组和监票组，其中监票组的组长邀请社区主任或委员担任，全程参与业主大会的投票，这样一来，一旦出现问题，社区出面协调，同时也是对业委会的监督。
■能否上门组织投票？
罗主任介绍，对于像五丁苑这样的小区，经常上门组织投票。对此是否有效，蒋健称，上门投票和开会集中投票的实质和法律效果是一样的。为确保不被质疑，最好采取2个以上工作人员同时上门投票。
成都商报记者 周茂梅
